نیازسنجی و سیاست‌گذاری آموزشی
سنجش همراه با «نیاز» است که آن را می‌توان از طرق مختلفی شناسایی کرد، اما به‌طورکلی نیاز به‌عنوان شکاف بین آنچه در حال حاضر وجود دارد و آنچه در آینده موردنیاز است، توصیف می‌شود. این شکاف‌ها می‌تواند شامل تفاوت‌هایی بین آنچه سازمان انتظار دارد اتفاق بیافتد و آنچه اتفاق می‌افتد، عملکرد شغلی فعلی و مطلوب، شایستگی‌ها و مهارت‌های موجود و مطلوب باشد.
نیازسنجی همچنین می‌تواند برای کمک به بهبود شایستگی‌ها و عملکرد گروه‌های شغلی، موضوعات بهره‌وری و حل مسئله، نیاز به آمادگی و پاسخگویی به تغییرات آینده در سازمان یا وظایف شغلی به‌کاربرده شود.
نتایج نیازسنجی به مدیر آموزشی اجازه می‌دهد تا اهداف آموزشی را از طریق پاسخگویی به دو سؤال خیلی اساسی شناسایی کند: چه کسی به آموزش نیاز دارد؟ چه آموزشی موردنیاز است؟
گاهی اوقات آموزش راه‌حل نیست، بعضی از شکاف‌های عملکردی، می‌تواند از طریق سایر راه‌حل‌های مدیریتی کاهش داده شود یا حذف شود. از قبیل: انتظارات ارتباطی، فراهم کردن محیط کاری حمایتی، دسته‌بندی و مرتب کردن نتایج، برداشتن موانع، چک کردن تناسب شغلی.
بعضی مواقع نیازسنجی انجام‌شده و اهداف آموزشی به‌طور واضح بیان شده‌اند، در این صورت مرحله طراحی برنامه آموزشی با توجه به گام‌های زیر شروع می‌شود: انتخاب شخص درون یا برون‌سازمانی برای طراحی و توسعه آموزش، انتخاب و طراحی محتوای برنامه، انتخاب تکنیک‌هایی که برای سهولت یادگیری استفاده می‌شود (سخنرانی، ایفای نقش، شبیه‌سازی و غیره…)، انتخاب موضوعاتی که برای اجرای آموزش به کار می‌رود (کتاب، ویدئو و غیره)، شناسایی و آموزش مربیان (درصورتی‌که درون‌سازمانی باشند.)
بعد از پایان مرحله طراحی، آموزش آماده اجراست: برنامه‌ریزی کلاس‌ها، تسهیلات و افراد شرکت‌کننده، برنامه زمان‌بندی‌شده مربیان برای تدریس، آماده‌سازی مواد آموزشی و ارائه آن‌ها در موقعیت‌های زمان‌بندی‌شده، هدایت برنامه آموزشی.
آخرین مرحله برنامه آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان، ارزشیابی از برنامه آموزشی به‌منظور تعیین اینکه آیا به اهداف آموزشی رسیده‌ایم یا نه می‌باشد. فرآیند ارزشیابی شامل تعیین عکس‌العمل شرکت‌کنندگان در برنامه آموزشی و اینکه تا چه حدی شرکت‌کنندگان مطالب آموزشی را فراگرفته‌اند و آیا مطالب یاد گرفته‌شده را به محیط واقعی کار انتقال می‌دهند، را شامل می‌شود. اطلاعات جمع‌آوری‌شده از ارزشیابی برنامه‌های آموزشی در مراحل بعدی نیازسنجی آموزشی قابل‌استفاده است. نیازسنجی آموزشی، تعیین اهداف آموزشی، طراحی، اجرا و ارزشیابی، فرآیندهای مستمر و بسیار مهم برای سازمان به شمار می‌روند.
نیازسنجی در سه سطح انجام می‌گیرد:
- تجزیه و تحلیل سازمان
- تجزیه و تحلیل وظیفه
- تجزیه و تحلیل فرد
تجزیه و تحلیل سازمان اثربخشی سازمان را تجزیه و تحلیل می‌کند و همچنین تعیین می‌کند که در کجا به آموزش نیاز است و این آموزش تحت چه شرایطی باید اجرا شود.
تجزیه و تحلیل سازمانی باید موارد زیر را شناسایی نماید: تأثیرات محیطی، شرایط اقتصادی و تأثیر آن بر هزینه‌های عملیاتی، تغییر جغرافیایی نیروی کار و نیاز به شناخت موانع فرهنگی و زبانی، تغییر فناوری و اتوماسیون، افزایش مکانی در بازار جهانی، روندهای سیاسی، از قبیل آزار و اذیت جنسی و تشدیدها و تهییج‌های مکان کاری، اهداف سازمانی (تا چه اندازه سازمان در رسیدن به اهدافش اثربخش است)، منابع در دسترس (پول، امکانات، مواد در دسترس و همچنین متخصصانی که در سازمان هستند)، جو سازمانی و حمایتی که از برنامه‌های آموزشی می‌شود حمایت مدیریت سطح بالا، علاقه‌مندی به همکاری در کارکنان، مسئولیت در قبال نتایج.
اطلاعات موردنیاز برای هدایت و اجرای یک تجزیه و تحلیل سازمانی می‌تواند از منابع مختلفی به دست آید که این منابع شامل: اهداف و مأموریت‌های سازمان، فلسفه وجودی و برنامه‌ریزی استراتژیک، جایگزینی کارمندان، برنامه‌ریزی‌های موفقیت‌آمیز، برنامه‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت برای نیازمندی‌های پرسنلی، جایگزینی مهارت‌ها: هم نیازهای فعلی و هم نیازهای کوتاه‌مدت و بلندمدت، شاخص‌های وضعیت سازمانی، رابطه مدیر، کارگر، نارضایتی‌ها، نرخ جایگزینی کارکنان، غیبت از کار، پیشنهادات، بهره‌وری، حوادث در کار، بیماری‌های کوتاه‌مدت، مشاهده رفتار کارکنان، بررسی نگرش‌ها، شکایات مشتریان؛ * تحلیل شاخص‌های کارایی: هزینه کارگر، هزینه مواد، کیفیت محصولات، بهینه‌سازی تجهیزات، نرخ تولید، هزینه‌های توزیع، اتلاف، وقت‌کشی، تأخیر در تحویل و تعمیرات، تغییرات در ابزار، تکنولوژی و اتوماسیون، گزارش سالانه، برنامه‌هایی برای سازمان‌دهی مجدد یا تجدید ساختار شغل، استثنائات مالی، سیستم‌های پاداش، سیستم‌های برنامه‌ریزی، سیستم‌های کنترل و تفویض اختیار، نگرش‌های کارکنان و رضایت آن‌ها. تجزیه و تحلیل وظیفه، اطلاعاتی را در ارتباط با یک شغل یا گروهی از مشاغل و دانش، مهارت‌ها، نگرش‌ها و توانایی‌های موردنیاز برای دستیابی به عملکرد بهینه را ایجاب می‌کند.
منابع زیادی برای جمع‌آوری اطلاعات به‌منظور تجزیه و تحلیل وظیفه وجود دارد: شرح شغل، فعالیت‌هایی که انجام یک شغل و شرایطی که این فعالیت‌ها تحت آن انجام می‌شود را دربرمی گیرد. اگر شرح شغل جدیدی وجود ندارد یا شرح شغل قدیمی می‌باشد بایستی فردی آماده شود تا تکنیک‌های تجزیه و تحلیل شغل را به کار ببرد. تجزیه و تحلیل شغل شامل دانش، مهارت‌ها، نگرش‌ها و توانایی‌های موردنیاز خود می‌باشد. استانداردهای عملکرد و استانداردهایی که به‌وسیله آن قضاوت می‌شود. این استانداردها به‌منظور شناسایی تفاوت‌های عملکردی موردنیاز است. مشاهده شغل، نمونه کار، انجام شغل، پرسشنامه مربوط به شغل اهمیت زمانی که برای انجام شغل سپری می‌شود، بازنگری پیشینه درباره شغل از طریق شرکت‌های دیگر یا بازنگری ژورنال‌های تخصصی، پرسیدن سؤالاتی در ارتباط با شغل از سرپرستان، از مدیران سطح عالی، تجزیه و تحلیل مسائل عملیاتی، تأخیر در تحویل، کنترل کیفیت. تجزیه و تحلیل فردی، تحلیل می‌کند که یک کارمند یا کارگر خاص چگونه کارش را انجام می‌دهد و تعیین می‌کند کدام کارمند یا کارگر خاص به آموزش نیاز دارد و چه نوع آموزشی؟ منابع اطلاعاتی موجود برای تجزیه و تحلیل فردی شامل: ارزشیابی بهبود عملکرد، مشکلات عملکردی تأخیر، تصادفات، اتلاف، کنترل کیفیت، وقت‌کشی، تعمیر و استفاده بهینه از ابزارآلات، شکایت مشتریان، مشاهده رفتار، نمونه‌های کاری، مصاحبه از کارمندان در مورد آنچه اعتقاد دارند و آنچه نیاز دارند یاد بگیرند، پرسشنامه‌ها اندازه‌گیری شغل در ارتباط با کیفیت دانش‌ها و مهارت‌ها، بررسی نگرش‌ها، رضایت، چک فهرست‌ها یا نمودارهای پیشرفت آموزشی مربوط به مهارت‌های فعلی.
نتایج نیازسنجی:
فرض کنید که نیازسنجی بیش از یک نیاز آموزشی را شناسایی می‌کند، آموزش مدیر، کار با مدیریت، اولویت‌بندی آموزش‌ها بر مبنای ضرورت نیاز، درجه نیاز (چه تعداد از کارکنان نیاز به آموزش نیاز دارند) و منابع موجود. بر مبنای این اطلاعات مدیر آموزش می‌تواند اهداف آموزشی سازنده‌ای را به‌منظور توسعه برنامه‌های بهبود و بهسازی عملکرد کارکنان و مدیران ایجاد کند.
هر سه سطح نیازهای تحلیل‌شده ارتباطات درونی داشته و اطلاعات جمع‌آوری‌شده از هر سطح در اثربخشی نیازسنجی مهم و قابل‌تأمل است. خلاصه هدف از نیازسنجی آموزشی شناسایی ملزومات عملکرد یا نیازهای یک سازمان به‌منظور کمک به جهت‌دهی منابع در بخش‌هایی که نیاز بیشتری وجود دارد می‌باشد، یعنی نیازهایی مدنظر هستند که ارتباط نزدیکی با رضایت بخشی اهداف و فعالیت‌های سازمانی دارند و باعث بهبود بهره‌وری و تولید کالاها و خدمات باکیفیت می‌شوند. نیازسنجی اولین گام در اجرای برنامه‌های آموزشی بهبود و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان می‌باشد و از یافته‌های آن برای تعیین اهداف آموزشی، انتخاب و طراحی برنامه‌های آموزشی، اجرای برنامه‌ها و ارزشیابی از آنچه آموزش به وجود آورده است استفاده می‌شود. این فرآیندها یک سیکل پیوسته‌ای را به وجود می‌آورند که همواره با نیازسنجی آموزشی آغاز می‌شود.
طراحی و برنامه‌ریزی آموزشی
در عصر حاضر برنامه‌ریزی در کلیه موارد، یکی از ضرورت‌های اجتناب‌ناپذیر برای بقای سازمان‌ها و حتی جوامع بشری است. برنامه‌ریزی را یکی از ابزارهای بسیار مؤثر و کارآمد و شاید تنها وسیله برای دستیابی به هر هدفی قلمداد می‌نمایند. برنامه‌ریزی مهم‌ترین و اولین وظیفه مدیران و سرپرستان است و مدیران و سرپرستانی که از این امر مهم غفلت می‌ورزند، درواقع آسیب‌پذیری خویش را نسبت به تغییرات محیطی افزایش داده و قدرت پاسخگویی به انتظارات جامعه، رؤسا و مرئوسین خویش را هم از دست خواهند داد. بالأخص در دوران حاضر که تحولات سریع در ابعاد مختلف علم و فنّاوری اطراف ما را احاطه نموده است، بدون برنامه‌ریزی به‌ویژه در زمینه‌های آموزش و بهسازی منابع انسانی، هیچ سازمانی قادر به ادامه حیات و انجام کار اثربخش نخواهند بود و به همین لحاظ است که برخی از صاحب‌نظران مدیریت، برنامه‌ریزی را اساس بقای سازمان قلمداد می‌نمایند.
به نظر می‌رسد که علت عدم موفقیت بسیاری از برنامه‌های آموزش و بهسازی منابع انسانی را می‌توان در عملیات آموزشی بدون برنامه‌ریزی‌شده و بدون تفکر و تعمق کافی جستجو نمود. درصورتی‌که برنامه‌ریزی‌های صحیح آموزشی نه‌تنها آسیب‌پذیری مدیران، مسئولان، کارشناسان و برنامه ریزان آموزشی را تقلیل خواهد داد، بلکه نیل به اهداف کارکنان و سازمان را هم تضمین خواهد نمود و کار را برای مدیران ساده‌تر خواهد کرد. البته مشکلاتی هم در راه برنامه‌ریزی‌های آموزشی وجود دارد که عبارت‌اند از انگیزه‌های شرکت‌کنندگان، میزان دانش و آگاهی و یا درجه مهارت و نوع رفتار آنان، کمبود میزان دانش و آگاهی‌های اساتید و مربیان آموزشی و غیره که بعضاً برخی از آن‌ها ممکن است قابل پیش‌بینی و تا حدودی قابل‌پیشگیری باشد.
گام‌های اصلی برنامه‌ریزی آموزشی:
- تعیین هدف‌های کلی و هدف‌های ویژه آموزشی
- تعیین محتوا
- تعیین مدت اجرای برنامه
- تعیین شرایط شرکت‌کنندگان
- تعیین روش‌های آموزش
- پیش‌بینی تسهیلات و خدمات آموزشی
- انتخاب اساتید و مربیان آموزشی
موفقیت هر برنامه آموزشی تا حد زیادی بستگی به روش یا روش‌هایی دارد که برای ارائه محتوای تعیین‌شده انتخاب می‌شوند. از طرف دیگر مدیران، کارشناسان و برنامه ریزان آموزشی نیز نمی‌توانند بدون بررسی همه جانبه یک برنامه آموزشی روش به روش‌هایی را که خود مؤثر بودنشان را تشخیص می‌دهند، انتخاب و اعمال نمایند. بلکه باید در انتخاب و استفاده از روش‌های آموزشی، نکاتی را که در زیر بدان‌ها اشاره می‌شود، همواره موردنظر و دقت قرار دهند:
الف- هدف آموزش
ب- مدت و زمان آموزش
ج- بودجه آموزش
د- سطح و تعداد کارآموزان
ه- اساتید و مربیان آموزشی
و- محل آموزش
ز- وسایل و لوازم آموزش
اجرای برنامه آموزشی
با افزایش روزافزون توسعه علوم و تکنولوژی در صنایع مختلف، نیاز به دانش تخصصی کارکنان به‌عنوان اصلی‌ترین مزیت رقابتی موردتوجه قرارگرفته است. در جهان متحول و پیچیده امروز، شرکت‌هایی موفق خواهند بود که بتوانند فرآیند یادگیری و کسب دانش را با استفاده از سازوکارهای نوین تکنولوژی آموزشی، به سمت یادگیری سازمانی سوق دهند و فضایی را ایجاد نمایند که کارکنان، دانش و تخصص خود را به اشتراک گذارند.
یکی از مهم‌ترین استراتژی‌ها برای توسعه در یک کشور این است که سراغ آموزش برویم، تخصیص منابع در این زمینه را بهبود دهیم و آموزش را به‌سوی پرورش انسان‌ها با ویژگی‌های لازم برای توسعه سوق دهیم. درنتیجه اگر بخواهیم سازمانی با بهره‌وری مطلوب داشته باشیم باید نیروی انسانی آموزش‌دیده بر اساس اهداف سازمانی تربیت کنیم و اگر بخواهیم سازمانی را ارتقا دهیم و فرهنگ آن را ارتقا بخشیم، باید در برنامه‌ریزی‌های کلان، نیروهای انسانی سازمان را آموزش دهیم و اگر بخواهیم به توسعه پایدار دست یابیم باز به آموزش و پرورش به‌عنوان یک رکن اصلی نیازمندیم. به این دلیل در کشورهای توسعه‌یافته، بین ۷ تا ۱۲ درصد کل بودجه کشور را به آموزش و پرورش اختصاص می‌دهند. بنابراین اجرای شرح وظایف کاری، دستیابی به بهره‌وری بهینه و حفظ کیفیت خدمات برای توسعه در یک سازمان یعنی،
آموزش … آموزش … و … باز هم آموزش
اجرای برنامه آموزشی عبارت است از بیان آنچه طراحی‌شده است و تا زمانی که برنامه اجرا نشود نمی‌توان در مورد آن قضاوت کرد، این مرحله از فرایند آموزش اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا هر چقدر هم نیازسنجی دقیق و ظریف انجام‌شده و فرایند آموزش نیز بر اساس مقدورات، امکانات و محدودیت‌های سازمان صورت گرفته باشد اما چنانچه آموزش بر اساس مراحل پیش‌گفته اجرا نشود، آموزش‌های انجام‌شده اثربخشی لازم را نخواهد داشت و موجب هدر رفتن منابع خواهد بود.
ارزشیابی فرآیند آموزش
پیش‌نیاز یك ارزشیابی دقیق تعیین اهداف كلی و ویژه است و وظیفه ارزشیابی سنجش این موضوع است كه آیا اهداف تحقق‌یافته‌اند یا خیر. اهمیت ارزشیابی فرایند آموزش با توجه به مطالبی که در مراحل قبلی بیان شد، این نکته قابل‌تأمل است که صرفاً آموزش و اجرای دوره‌های آموزشی نمی‌تواند به سازمان در راه رسیدن به اهداف خویش کمک کند. بسیاری از صاحب‌نظران معتقدند ارزشیابی یك فرایند منظم برای تعیین ارزش، مقصود یا بهای چیزی است یا به‌بیان‌دیگر ارزشیابی جمع‌آوری منظم از توضیحات و اطلاعات، قضاوت برای تصمیم‌گیری در مورد چیزی است.
هدف نهایی آموزش کارکنان کارایی و اثربخشی بیشتر و بهتر است، بنابراین بررسی و آگاهی از نتایج و بازده آموزش کارکنان، لازمه فرایند آموزش است و با این کار است که حلقه آموزشی تکمیل می‌شود. در حقیقت ارزشیابی دوره‌های آموزشی از یک‌سو، آیینه‌ای فراهم می‌آورد تا مدیران و کارکنان سازمان تصویری روشن‌تر از چگونگی کم و کیف فعالیت‌های آموزشی به دست آورند و از سوی دیگر، برنامه ریزان و کادر آموزشی سازمان را مجهز می‌سازد تا نسبت به جنبه‌های مثبت و منفی برنامه آگاهی پیدا کنند و از این راه به اثربخش کردن برنامه‌ها و فعالیت‌های آموزشی نیروی انسانی یاری برسانند.
مفهوم ارزشیابی
ارزشیابی در لغت به مفهوم یافتن ارزش‌هاست، درواقع ارزشیابی قسمتی از فرایند بقای انسان است به ترتیبی که پیوسته درصدد ارزیابی اعمال و تجربه‌هایی است تا عملکرد آینده، رضایت بیشتری را به دست آورد. ارزشیابی فرایندی پیچیده است که در جستجوی عوامل مربوط به عملکرد و اثربخشی یک طرح یا پروژه می‌پردازد تا انجام‌پذیری آن را تشخیص داده، راه‌حل‌هایی برای مشکلات اجرایی بیابد و پروژه‌ها و طرح‌های مفیدتری برای آینده طراحی کند.
از دیدگاه آموزشی ارزشیابی را می‌توان به‌عنوان تعیین مزایا یا ارزش برنامه درسی یا سهمی از همان برنامه درسی دانست. این تعریف شامل جمع‌آوری اطلاعات برای استفاده در قضاوت درباره مزایای برنامه درسی، برنامه یا مواد برنامه درسی می‌باشد.
ارزشیابی یعنی اندازه‌گیری ارزش یک برنامه آموزشی برای تعیین درجه سودمندی آن. در ارزشیابی دوره‌های آموزشی باید معلومات، مهارت‌ها و رفتارهای قابل‌استفاده در محیط کار اندازه‌گیری شوند نه صرفاً فراگرفته‌های کلاس. روش‌هایی که برای ارزشیابی کار از نظر خصوصیات و اجزای تشکیل‌دهنده آن صورت می‌گیرد که توسط چهار معیار سنجش می‌شوند:
الف) ارزشیابی معلومات و اطلاعات
ب) ارزشیابی وظایف انجام‌شده برمبنای هدف
ج) ارزشیابی بر اساس مشاهده‌ی نمونه‌های کار انجام‌شده
ح) ارزشیابی بر اساس مقایسه با دیگر نمونه‌های شغلی در زمینه‌های مربوط
پایش و اثربخشی فرآیند آموزش
امروزه اهميت و نقش اثربخشی آموزشی بر هيچ سازماني پوشيده نيست و هر سازمان به‌تناسب اهميتي كه به اين مهم داده است، وقت و سرمایه‌ای را به آن اختصاص می‌دهد. آموزشی كه با دوره‌های حساب‌شده ادامه يابد و ضمن كوشش در افزايش توان مهارت و دانش كاركنان، در حل مسائل و مشكلات محيط كار نيز چاره‌ساز باشد، می‌تواند از بقاي سازمان خود مطمئن گردد. ازاین‌رو تلاش مستمر در بهبود كيفيت آمـوزش می‌تواند منافع قابل‌ملاحظه‌ای به همراه داشته باشد. ذکر این نکته ضروری است که هرگز نمی‌توان ادعا كرد كه آموزش به‌خودی‌خود سودمند است، مگر از آموزش‌های ارائه‌شده ارزشيابي به عمل آيد.
ارزشيابي وسیله‌ای براي تعيين ميزان رسيدن برنامه به هدف‌های آموزشي است؛ پیش‌نیاز يك ارزشيابي دقيق، تعيين اهداف كلي و ويژه است و وظيفه ارزشيابي، سنجش اين موضوع است كه آيا اهداف تحقق‌یافته‌اند يا خير؟
ارزشيابي آموزشي، فرآيند تفسير نتايج از طريق سنجش اطلاعات براي قضاوت در مورد اهداف كلي آموزش يا ميزان موفقيت شرکت‌کنندگان در دوره آموزشي است. به‌طورکلی، ارزشيابي آموزشي رويكرد منظم براي جمع‌آوري داده‌ها است كه به مديران براي رسيدن به تصميمات مفيد و باارزش در مورد برنامه‌های آموزشی كمك مي‌كند.
ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی از یک‌سو آینه‌ای فراهم می‌آورد تا مدیران و کارکنان سازمان تصویری روشن از چگونگی کم و کیف فعالیت‌های آموزشی به دست آورند و از سوی دیگر، برنامه‌ریزان و کادر آموزشی سازمان را مجهز می‌سازد تا نسبت به جنبه‌های ضعف و قوت برنامه آگاهی پیدا کنند و از این راه به اثربخش کردن برنامه‌ها و فعالیت‌های آموزشی کمک نمایند، چراکه هدف نهایی آموزش کارکنان کارایی و اثربخشی بهتر و بیشتر است. بنابراین با بررسی و آگاهی از نتایج بازده آموزش کارکنان این امر محقق خواهد شد.
مشهورترین الگوهای سنجش اثربخشی آموزشی:
- کرک پاتریک
- هدف مدار تایلر
- ادیورنه
- دفیلیپس
- I.P.O
- V.S
- سالیوان
- رویکرد سیستمی